Відповідно до рішення виконавчого комітету міської ради від 19.01.15 № 3 затверджено Порядок відшкодування фактичних витрат на копіювання або друк документів, що надаються за запитом на інформацію виконавчими органами Новоград-Волинської міської ради та розміру цих витрат. Відповідно до якого інформація на запит надається безкоштовно:
- особі у разі надання інформації про себе та інформації, що становить суспільний інтерес;
- на запит, що не перевищує за обсягом 10 сторінок.
Відшкодування фактичних витрат запитувачами інформації здійснюється у разі виготовлення більш як 10 сторінок копій документів, починаючи з першої сторінки відповідно до наданого рахунку для здійснення оплати фактичних витрат на копіювання або друк документів, що надаються за запитами на інформацію.
Витрати, пов'язані із наданням відповідей за запитами на інформацію з використанням послуг поштового зв'язку, включаються до рахунку на відшкодування витрат за діючими розцінками і тарифами.
Оплата рахунку на відшкодування фактичних витрат на копіювання або друк документів, що надаються за запитами на інформацію, здійснюється у будь-якій фінансовій установі, зручній для запитувача.
Рахунок на відшкодування витрат, відомості про кількість сторінок, які підлягають оплаті, їх формат, наявність в документах інформації з обмеженим доступом, що потребує її відокремлення, надсилається запитувачу в строк, установлений законом для надання відповіді на запит на інформацію.
У випадку, коли кількість сторінок відповіді за запитом на інформацію не можна визначити заздалегідь, структурний підрозділ виконавчого органу міської ради, який володіє запитуваною інформацією та надає її на запит, зважаючи на значний обсяг інформації, надсилає запитувачу лист та рахунок, у якому зазначається часткова сума відшкодування витрат.
У разі ненадходження у місячний строк документів, що підтверджують повну оплату витрат, робиться позначка про відмову в отриманні відповіді на запит на інформацію в журналі реєстрації у графі „Примітка“.
Розмір фактичних витрат на копіювання або друк документів, що надаються за запитами на інформацію, розпорядником якої є розпорядником якої є Новоград-Волинська міська рада та її виконавчі органи:
1.Копіювання або друк копій документів формату А4 та меншого розміру (в тому числі двосторонній друк)- 0,1 відсотка розміру мінімальної заробітної плати;
2.Копіювання або друк копій документів формату А3 та більшого розміру (в тому числі двосторонній друк)- 0,2 відсотка розміру мінімальної заробітної плати;
3.Копіювання або друк копій документів будь-якого формату, якщо в документах поряд з відкритою інформацією міститься інформація з обмеженим доступом, що потребує її відокремлення, приховування тощо (в тому числі двосторонній друк)-0,4 відсотка розміру мінімальної заробітної плати
Примітка. Розмір мінімальної заробітної плати за виготовлення однієї сторінки встановлюється на дату копіювання та друку документів.