Поки в кабінеті один косметолог, облік тримається в голові й працює. Щойно з'являється другий, а потім третій, схема ламається тихо: усі беруть з однієї полиці, ніхто не фіксує, і в якийсь момент препарат закінчується посеред робочого дня. Винних немає, ситуація неприємна для всіх.
Складна система тут не потрібна. Потрібні три домовленості, яких дотримуються.
Одна точка входу
Перше правило: закупівлю робить одна людина. Не тому, що інші не впораються, а тому що при двох закупниках з'являються дублі, різні постачальники й різні ціни на одну позицію. Решта майстрів подають заявки, рішення про замовлення ухвалює одна людина.
Друге: усе, що приходить у кабінет, спочатку потрапляє в один список, а вже потім на полицю. Список може бути таблицею в телефоні, паперовим журналом або записом у CRM, форма не принципова. Принципово, щоб запис з'являвся в момент приймання, а не наприкінці тижня по пам'яті.
Третє: списання фіксує той, хто взяв. Одна колонка з датою, позицією і кількістю. Це п'ятнадцять секунд, і вони знімають найчастішу суперечку в кабінеті на кілька майстрів.
Що саме записувати
Мінімальний набір такий: дата, назва, кількість, хто взяв, для якої процедури. Додатково варто вести партію і термін придатності, особливо коли на полиці одночасно лежать залишки з різних поставок.
З термінами працює просте правило: перший прийшов, перший пішов. Без нього кабінет регулярно виявляє на дні шафи позицію, яку вже не використати.
Окремо тримайте перелік того, що має бути в наявності завжди. Це ваш робочий мінімум, нижче якого запас не опускається. Коли позиція доходить до цієї межі, вона автоматично йде в заявку, без обговорень і без чекання, поки хтось згадає.
Різні групи препаратів поводяться по-різному. Ботулотоксини в кабінеті на кілька майстрів сходять швидко і нерівномірно, тому по них облік має бути найточнішим. Препарати для контурної пластики лежать довше, зате їх більше за кількістю позицій, і тут частіше плутають схожі найменування з різними обсягами.
Раз на місяць звіряти факт
Будь-який облік розходиться з полицею, це нормально. Ненормально не помічати розходження місяцями. Раз на місяць виділіть півгодини і перерахуйте залишки руками. Потім звірте з таблицею.
Розходження показує не тільки помилки в записах. Воно показує, де саме процес провисає: хтось систематично не фіксує списання, або приймання йде мимо списку, або позиція вимагає точнішого рахунку.
Побічний ефект такої звірки корисніший за сам облік. Через два-три місяці ви бачите реальну витрату по кожній позиції й перестаєте замовляти навмання. Заявка стає короткою і точною, а гроші перестають лежати на полиці зайвим запасом.
